ボドゲ合宿のようなイベントを開く際、気にするとよさそうな幾つかのTIPSとか。
しんざきさんのブログ記事 ゲーム会のようなオフ会を開く際、気にするとよさそうな幾つかのTIPSとか。: 不倒城 にインスパイアされて、自分も書いてみました。
いちおうボドゲ合宿の主催経験は何回かありまして。その中で、自分なりに注意していることをつらつらと書いてみようと思います。合宿イベントを開こうとしている人の参考になれば幸いです。なお、元記事の内容を前提とした上でさらに「合宿」にフォーカスした内容になっていますので、元記事の内容をまず読んでおいた方がよいと思います。ざっとでも良いので。
自宅オフにするか、宿泊施設を借りるか
合宿の場合、どうしても宿泊が伴いますので、公共施設で済ませるというわけにもいきません。4〜5人程度の小規模な合宿の場合は、誰か（たいていは主催者）の家でやるのもひとつの手です。それ以上の人数（1部屋に入りきらない規模）に場合は、宿泊施設を借りる必要が出てくるでしょう。
自宅オフの場合のメリットは、参加費が安く済むこと。デメリットは、ゴミの処理が大変なこと。
宿泊施設の選定をどうするか
ボードゲームの性質を考えれば当然ですが、部屋は和室である必要があります。旅館、または和室のあるホテルでないといけません。ただし、宿泊するすべての部屋が和室である必要はありません。
また、メイン会場となるような大きめの部屋をひとつ確保しておくと何かと楽です。経験上、14畳程度の部屋であれば3〜5人程度のゲーム卓を同時に3つくらい稼働させることができます。10人前後の合宿なら、寝るとき以外は全員を1つの部屋に集めてボードゲームすることも十分可能です。ただし、人が密集すると部屋の空気がすごい勢いで劣化していくので空調はかかせません。
開催期間の設定をどうするか
宿泊イベントの場合、たいてい最終日は起きて荷物整理してチェックアウト、で終わってしまいます。通常チェックアウトは10時ですから、最終日はそもそも遊べる時間がほぼないに等しいわけです。なので、1泊2日程度では宿泊のメリットが生かせないことが多いです。できれば2泊以上の日程を確保したいところですが、ここはおサイフとの相談になるでしょう。自分の場合は、2泊3日か3泊4日のスケジュールを設定することが多いです。
GWなどの大型連休にかぶせる場合、日程をフルに使うのではなく、最終日はあえて空けておくというのもテクニックです。というのも、合宿中はたいてい皆さん睡眠時間を削ってゲームをしまくるので、最終日には燃え尽きてボロボロになっていることが多いのです。1日のフリーな休息日は、消耗した彼らの体力を回復させるために必要なひとときでしょう。
「最終日問題」を解決する方法
「最終日問題」とは、上で述べた「最終日はそもそも遊べる時間がほぼないに等しい」という問題です。何かもったいない感じがしますよね。これを解決するにはどうしたらよいでしょうか？
要は、最終日にゲームできる場所があれば問題ないわけです。ここで公共施設にご登場願う、というのはいかがでしょうか。つまり、宿泊施設の近くにある公共施設を9:00から押さえておき、チェックアウト後に会場に移動、夕方くらいまでゲーム会を行い解散するというパターンです。ただし、会場を移動しなければならないという点には注意が必要です。ゲームと荷物を持って移動するので、長い距離の移動は避けたいところですね。
お金の管理をどうするか
宿泊をともなう合宿では、1人あたりにかかる金額が大きくなります。
- トータルでかなりの金額を管理する必要が出てきます。たとえば、1泊5000円の宿で15人、2泊のイベントをやれば15万円の支払いが発生します。
- 宿泊施設によって金額の違いはありますが、直前のキャンセルには「キャンセル料」が発生します。これが発生すると、主催者側の費用負担がたいへん重くなります。特に、参加費未徴収の状態でドタキャンされてしまい、その後連絡取れずに資金が回収できない・・・となってしまうパターンは最悪です。
これについては、「銀行振込による事前の参加費徴収」がオススメです。参加者の方々に振込手数料の負担をお願いする形にはなってしまいますが、お互いに大きいお金を持ち歩かなくて済みますし、また直前のキャンセルが発生した場合でも、すでに料金は徴収していますので、そこからキャンセル料を差し引いた上で返金すれば解決です。
なお、メインで使っている銀行口座ですと入金出金が入り乱れて管理するのが大変になりますので、専用に銀行口座を用意することをオススメします。実際、自分はそうしています。
飲酒について
飲酒については、大半の参加者の素性が分からないような場合は禁止、もしくは夕食時のみに限定、などにしておいた方が無難です。ボードゲーマーの方々は基本的に飲酒マナーの良い人が多いように思いますが、個別のケースでは何が起こるか分かりませんので。
顔見知りが多ければ「節度ある飲酒をお願いします」と一言添えて、解禁しても良いでしょう。
部屋割とか
[twitter:@peraneko] な人から「男女で部屋分けたりとか大変そうだなー」みたいな指摘があったのですが、ボドゲ合宿みたいな濃いイベントに女性が参加することは基本的にないので特に気にする必要はないでしょう。
もし実際にあったとしても、宿泊部屋を分けておけば問題ないと思います。家族で参加する人がいた場合も、同様に配慮してあげてください。また、「いびきがうるさい」などの自覚症状がある参加者が事前に分かっていると、あらかじめ部屋を分けるなどの工夫ができますので、部屋割を決める際に参加者の方に確認を取ってみるのもよいでしょう。
ちゃんと寝よう
睡眠時間は基本少なめになります。イベントの性質上これは仕方のないことですが、まったく寝ないとそれはそれで翌日のゲームに支障が出たりします。最低限の睡眠時間は確保するように参加者の方にお願いしましょう。
こんなところですかね。ずいぶん長くなってしまったので、この辺でまとめてみましょうか。
